Різниця між EOI та RFP

Ряд рішень, прийнятих організацією, має наслідки щодо закупівель, які можуть суттєво вплинути на загальну вартість прийняття певного рішення. Закупівлі передбачають такі процеси, як вибір постачальника, визначення термінів оплати, стратегічного контролю, узгодження договорів та придбання послуг та товарів. Він пов'язаний із закупівлею або придбанням усіх важливих для організації послуг та товарів.

У приватному секторі процес закупівель вважається функцією стратегічного рівня, яка сприяє підвищенню прибутковості бізнесу. Це не тільки оптимізує процеси та знижує загальну ціну сировини, але й дозволяє організаціям визначити найкращі джерела поставок. Загалом, це корисно у забезпеченні плавної роботи підсумкової лінії.

У державному секторі керівники вищого рівня відповідають за скорочення нижньої межі. Лише нечисленний персонал керує функцією закупівель, що збільшує ймовірність корупції в цьому секторі. Ось чому виникає потреба в збільшенні загальної продукції бізнесу. Наприклад, персонал може пройти навчання з метою підвищення їх ефективності та покращення якості послуг, в результаті чого результат може бути покращений.

З плином часу було введено ряд термінів навколо тендерних консультацій, пропозицій та великого управління, включаючи низку абревіатур, пов'язаних із закупівлями. Не багато підприємств обізнані з цими умовами, але, будучи підприємцем або власником малого бізнесу, якщо ви хочете ефективно керувати готовністю покупця до придбання, важливо знати їх цілі. Приклади включають RFI (запит на інформацію), EOI (виявлення інтересу), RFP (запит на пропозицію), RFT (запит на тендер) та RFQ (запит на котирування). Кожен із цих термінів виконує особливу мету у функції закупівель.

EOI та RFP - найчастіше використовувані терміни у функції закупівель, і кожен з них відіграє певну роль у впорядкуванні всього процесу. Багато людей плутають ці терміни під час виконання процесів. Щоб краще зрозуміти, чим вони відрізняються, важливо знати, що означають ці терміни.

EOI (прояв інтересу)

Виявлення інтересу (EOI), також відоме як Реєстрація відсотків (ROI), має аналогічну функцію, як запит на інформацію (RFI). Він використовується як процес перевірки на початкових етапах закупівель, щоб створити формальний і більш конкретний Запит на тендер або RFT (пізній етап функції закупівель). Коли компанія випускає EOI, перед переходом на RFT потрібно оцінити здатність ринку постачати або збирати більше інформації. Компанія, яка здійснює закупівлю, навряд чи призначить підрядника через EOI. Щоб це відбулося, процес повинен прогресувати, поки він не досягне RFT.

EOI - це тип відкритого тендеру, який дає можливість будь-якій компанії виступити. Це породжує жорстку конкуренцію і забезпечує перевагу, що дозволяє новим та потенційним постачальникам забезпечити свою роботу. Однак у контрактах на будівництво в основному критикується за залучення постачальників, не підходящих до договору, що призводить до втрати часу, грошей та зусиль..

Реклама, яка вимагає проведення ЕОІ, повинна містити опис підрядного органу, опис договору (наприклад, бюджет та масштаб), тип контракту, маршрут закупівлі, умови та умови, адреса та термін подання та інші деталі (включаючи контактну інформацію , опис організації, технічний потенціал та пов'язаний з цим досвід, наявність персоналу та їхній досвід тощо)

RFP (Запит на пропозицію)

З іншого боку, RFP, також відомий як Запит на пропозицію (RFO), є документом, який можна легко змінити. Він здебільшого використовується, коли покупець шукає відповідь на основі рішення, щоб виконати його вимоги та у випадках, коли інші фактори (крім ціни) є центральними в оцінці кожної пропозиції. Він також використовується в ситуаціях, коли чітких рішень чи технічних характеристик немає, а відділ закупівель шукає низку нововведень та варіантів. Ці інструменти є більш гнучкими, ніж RFT (який, як правило, має чітко визначені рішення чи технічні характеристики). RFP використовується в основному в професійних службах, де рішення не можна легко визначити.

RFP містить довідкову інформацію про організацію та її діяльність. Запит складається із специфікацій, що пояснюють рішення, які шукає організація. Крім того, він також включає критерії оцінювання оцінювання пропозицій, заяву про роботу, яка описує завдання, які повинен виконати учасник тендеру, який виграє контракт, та часові рамки для завершення проекту.

RFP зазвичай створюється через складний характер проекту. Компанії можуть отримати вигоду від різних учасників торгів, коли шукають добре інтегроване рішення від багатьох постачальників. Наприклад, якщо компанія планує переключити свій бізнес з паперового середовища на комп'ютерне середовище, вона може запитати пропозицію щодо програмного та апаратного забезпечення на додаток до навчання, необхідного для встановлення та інтеграції нових систем у бізнес.

У державному секторі суб'єкти господарювання можуть випустити ПНР для створення відкритої конкуренції з метою зниження вартості рішення. Однак слід зазначити, що найбільш близький до специфікацій RFP може не бути тим, що має найнижчу ціну. Приймаючи пропозицію, компанії повинні провести аналіз витрат і вигод, щоб переконатися, що вартість не переважує переваги.

Відмінності

Нижче наведено деякі відмінності між EOI та RFP:

  • Різні рівні закупівель

ЗНО часто виконується на початковому рівні закупівель. Він може бути випущений у випадках, коли покупець не потребує вкладу в галузь, щоб розширити вимоги, які в кінцевому підсумку вийдуть на ринок на пізніших етапах. Як уже обговорювалося, RFP зазвичай є наступним кроком; при цьому, покупець шукає підходи, орієнтовані на рішення, щодо доставки товару чи послуги.

  • Етапи EOI та RFP

EOI зазвичай має кілька етапів. Він використовується для того, щоб увійти до списку потенційних постачальників або постачальників, перш ніж шукати вичерпні пропозиції від тендерів, які потрапляють до списку. Навпаки, RFP може або мати один етап, або він може мати кілька етапів.

  • Коли використовуються EOI та RFP?

EOI застосовується у випадках, коли потрібна інформація (від тендерів) є специфічною, але немає впевненості, чи зможе постачальник надавати послуги та товари відповідно до вимог. Більше того, у випадках ЕОІ покупці не мають достатньої інформації для складання детального запиту. З іншого боку, RFP використовується в тих випадках, коли вимога визначена правильно, але компанія шукає гнучкі або інноваційні рішення. Іншими словами, покупець шукає пропозиції, орієнтовані на рішення, для виконання вимог.

Дуже важливо усвідомлювати різні рівні процесів закупівель, щоб приймати ефективні рішення через систематичний потік інформації. Чітке розуміння цих термінів і чому вони використовуються в процесі дає можливість компанії впорядкувати свої процеси та отримати більш глибоке розуміння всієї функції закупівель.